Outsourcing IT, który nie uczy się na Twojej firmie

BITESOFT zaczyna od rozmowy, nie od specyfikacji. Wystarczy, że opiszesz problem albo pomysł. Resztę ustalamy razem. Na pierwszym spotkaniu pytamy o to, jak dziś wygląda praca w firmie, co się zacina i co chcesz zmienić. Dopiero z tego robi się zakres. Nie potrzebujesz gotowego briefu, listy funkcji ani wiedzy technicznej, bo to jest nasza część roboty. Jeżeli okaże się, że problem da się rozwiązać bez wdrożenia, powiemy to wprost, zamiast sprzedawać projekt na siłę. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.

W praktyce takie rozmowy zaczynają się od zdania w rodzaju „faktury przepisujemy ręcznie”, „nie wiemy, czy mamy backup” albo „sklep nie widzi stanów z magazynu”. To wystarczy. Po rozmowie dostajesz od nas krótkie podsumowanie: co da się zrobić, w jakiej kolejności i co jest pilne, a co może poczekać. Jeżeli trafisz do nas z tematem, którego nie robimy, powiemy to od razu i, jeśli będziemy kogoś znać, wskażemy kierunek.

BITESOFT wycenia po rozpoznaniu potrzeby, nie z cennika. Przy stronach, sklepach i aplikacjach liczą się przede wszystkim funkcje oraz integracje z systemami, które już masz, bo to one decydują o czasie pracy. Przy opiece IT patrzymy na liczbę użytkowników, urządzeń i systemów oraz na to, jakiego czasu reakcji oczekujesz. Zanim podamy kwotę, robimy krótkie rozpoznanie środowiska i jest ono bezpłatne. Wycenę dostajesz w formie zakresu z podziałem na etapy, więc widzisz, za co dokładnie płacisz i co można zrobić później. Nie doliczamy godzin poza ustalonym zakresem bez Twojej zgody.

Największy wpływ na cenę ma zwykle nie sama funkcja, tylko stan systemu, do którego trzeba się podłączyć: wersja ERP, dostępność API, jakość danych i to, czy ktoś prowadził dokumentację. Dlatego rozpoznanie robimy przed wyceną, a nie po. Przy projektach rozliczamy się etapami, przy stałej opiece miesięcznie. W obu przypadkach dostajesz z góry wiedzę, co wchodzi w zakres, a co byłoby osobnym zleceniem.

BITESOFT realizuje zarówno pojedyncze projekty, jak i stałą opiekę, i nie łączymy tych dwóch rzeczy w pakiet. Możesz zamówić samo wdrożenie KSeF, samą integrację sklepu z ERP albo sam panel do faktur, bez żadnej umowy abonamentowej. Jeżeli po wdrożeniu zechcesz, żebyśmy zostali i pilnowali środowiska, ustalamy to osobno, na podstawie tego, ile użytkowników i systemów faktycznie obsługujemy. Wiele firm zaczyna od jednego projektu i dopiero po kilku miesiącach przechodzi na stałą opiekę, ale to zawsze jest Twoja decyzja, nie warunek współpracy.

Taki pojedynczy projekt prowadzimy dokładnie tak samo jak duże wdrożenie: ustalamy zakres, pokazujemy postępy w trakcie, a na koniec przekazujemy dokumentację i instrukcje dla zespołu. Nie zostawiamy rozwiązania, którego nikt poza nami nie umie obsłużyć, i nie uzależniamy działania systemu od naszej dalszej obecności. Jeśli później zechcesz rozwijać to samodzielnie albo z kimś innym, masz do tego wszystko, co potrzebne.

BITESOFT to firma IT z Warszawy działająca w modelu B2B, prowadzona przez dwóch założycieli z ponad dwunastoletnim doświadczeniem każdy. Zajmujemy się outsourcingiem IT, czyli przejmujemy rolę działu informatycznego w firmach, które nie chcą go budować na etat. Drugi obszar to wdrożenia i integracje: KSeF w systemach Comarch, WAPRO i Symfonia, migracje ERP, synchronizacja sklepów z systemami magazynowymi. Trzeci to custom development, czyli aplikacje i panele budowane wtedy, gdy gotowego rozwiązania po prostu nie ma na rynku. Do tego dochodzą backup i Disaster Recovery, Microsoft 365 oraz Intune, a także audyty bezpieczeństwa i zgodność z RODO.

Pracujemy przede wszystkim z małymi i średnimi firmami, które nie mają własnego działu IT albo mają go zbyt małego, żeby udźwignąć wdrożenie. Nasza przewaga bierze się z połączenia dwóch kompetencji w jednym zespole: administracji i infrastruktury po stronie jednego założyciela oraz programowania i integracji po stronie drugiego. Dzięki temu nie odsyłamy Cię między dostawcami, gdy problem leży na styku serwera i aplikacji.

BITESOFT wdraża KSeF w Comarch, WAPRO i Symfonii, a gdy producent nie udostępnia gotowego modułu, budujemy własny. Zrobiliśmy tak dla systemu magazynowego, którego dostawca nie przewidział integracji z KSeF: powstał panel do wysyłki faktur ustrukturyzowanych FA(3) i odbioru UPO, oparty na MS SQL i Dockerze, uruchomiony w dwanaście dni. Zaczynamy od sprawdzenia, co Twój ERP faktycznie potrafi i jak wygląda obieg faktur w firmie, bo od tego zależy, czy wystarczy konfiguracja, czy trzeba dopisać kod. Obsługujemy też certyfikaty KSeF i ich limity oraz korekty masowe.

Jeżeli Twój ERP ma gotowy moduł KSeF, najczęściej wystarczy konfiguracja, testy na środowisku przedprodukcyjnym i szkolenie zespołu księgowego. Jeżeli modułu nie ma albo działa tylko częściowo, budujemy warstwę pośrednią, która pobiera dokumenty z systemu, wysyła je do KSeF i zapisuje UPO tam, gdzie księgowość ich szuka. Przed startem zawsze sprawdzamy, jak wyglądają korekty i duplikaty, bo to one najczęściej wywracają wdrożenia.

BITESOFT odpisuje na zapytania w ciągu 24 godzin, bez zobowiązań z Twojej strony. W pierwszej odpowiedzi zwykle zadajemy kilka pytań doprecyzowujących albo proponujemy krótką rozmowę, bo na podstawie samego formularza rzadko da się odpowiedzialnie cokolwiek wycenić. Jeżeli temat jest pilny, na przykład awaria środowiska albo termin narzucony przez przepisy, napisz to wprost w wiadomości lub zadzwoń, a odezwiemy się tego samego dnia. Przy stałej opiece IT czas reakcji jest ustalany w umowie i zależy od tego, jak krytyczne są systemy, którymi się opiekujemy.

Nie mamy call center ani działu sprzedaży, więc odpisuje jeden z założycieli, czyli osoba, która potem faktycznie robi robotę. To trwa czasem godzinę dłużej, ale oznacza, że pierwsza odpowiedź jest już merytoryczna, a nie ogólna. Jeżeli po naszej stronie potrzebujemy więcej czasu na rozpoznanie, piszemy o tym wprost i podajemy termin, zamiast milczeć.

BITESOFT zostaje, bo system żyje dalej po wdrożeniu. Po uruchomieniu przejmujemy monitoring, reagujemy na zgłoszenia i planujemy kolejne kroki, ale nie zamykamy tego w sztywnym abonamencie. Ustalamy zakres pod to, co faktycznie trzeba pilnować. W praktyce znaczy to aktualizacje, obserwację logów i błędów, poprawki po zmianach w systemach zewnętrznych oraz rozwój funkcji, gdy zmienia się proces w firmie. Powiemy też szczerze, kiedy czegoś nie warto robić, a ostateczna decyzja jest zawsze Twoja. Zależy nam na relacji, nie na pojedynczym projekcie.

Najczęstszy scenariusz wygląda tak, że po wdrożeniu przechodzimy na lżejszy tryb: monitoring działa w tle, a my odzywamy się, gdy coś wymaga uwagi, albo gdy zbliża się zmiana, którą lepiej zaplanować z wyprzedzeniem. Przykładem są aktualizacje systemów księgowych i zmiany przepisów, bo przy KSeF i ERP terminy narzuca ustawodawca. Wolimy uprzedzić o tym trzy miesiące wcześniej niż gasić pożar w ostatnim tygodniu.

BITESOFT testuje odtwarzanie, nie samo tworzenie kopii. Backup, którego nikt nigdy nie odtworzył, to tylko poczucie bezpieczeństwa, dlatego u każdego klienta ze stałą opieką robimy okresowe odtworzenie próbne na środowisku testowym i zapisujemy wynik. Pracujemy głównie na Veeam, z replikacją i snapshotami, a serwery, także te z Comarch Optima, obejmujemy monitoringiem Zabbix, żeby awaria nie czekała na zgłoszenie od użytkownika. Sprawdzamy też, ile realnie trwa odtworzenie, bo to jest liczba, która ma znaczenie w dniu awarii, a nie liczba wykonanych kopii. Raport z testu dostajesz na piśmie.

Przy planowaniu kopii patrzymy na dwie rzeczy, o które rzadko ktoś pyta: ile danych możesz stracić i jak długo firma wytrzyma bez systemu. Z tych dwóch odpowiedzi wynika, czy wystarczy kopia nocna, czy potrzebna jest replikacja, i gdzie trzymamy egzemplarz poza siedzibą. Kopia, która stoi na tym samym serwerze co dane, nie chroni przed najczęstszymi scenariuszami: zaszyfrowaniem, pożarem i kradzieżą.

BITESOFT pomaga firmom korzystać z AI tak, żeby ograniczyć ryzyko, że dokumenty firmowe i dane klientów trafią tam, gdzie nie powinny. Zaczynamy od sprawdzenia, z jakich narzędzi zespół już korzysta i z jakich kont, bo AI często działa w firmie, zanim ktokolwiek je wdrożył. Potem spisujemy politykę AI, konfigurujemy Microsoft 365 i Copilota, czyli uprawnienia do plików, etykiety poufności i miejsce przetwarzania zapytań, a na koniec szkolimy zespół i zostawiamy dokumentację szkolenia.

Przy danych szczególnie wrażliwych, na przykład w kancelariach i gabinetach, sprawdzamy, czy wystarczy firmowa chmura w UE, czy potrzebny jest model językowy uruchomiony na serwerze w siedzibie. Mówimy wprost, która droga ma sens, bo lokalny serwer to wydatek liczony w dziesiątkach tysięcy złotych. Szczegóły opisaliśmy na stronie bezpieczne wdrożenie AI w firmie.

BITESOFT ma bazę w Warszawie i okolicach, a zdalnie obsługuje firmy z całej Polski. Większość prac, czyli wdrożenia KSeF, integracje, custom development, administrację serwerami oraz Microsoft 365, realizujemy w pełni zdalnie, bo nie wymagają obecności na miejscu. W Warszawie i okolicach, gdzie mamy siedzibę, możliwa jest też obsługa stacjonarna: przeglądy sprzętu, konfiguracja stanowisk, praca przy fizycznej infrastrukturze. Zakres i formę ustalamy przed startem współpracy, żeby było jasne, co robimy zdalnie, a co u Ciebie. Dojazd poza aglomerację warszawską wyceniamy indywidualnie.

Zdalna praca nie oznacza u nas kontaktu wyłącznie mailowego. Ustalamy stały kanał komunikacji, a przy większych wdrożeniach cykliczne krótkie rozmowy o postępach. Klienci spoza Mazowsza mają dokładnie ten sam zakres wsparcia co warszawscy, z jedną różnicą: prace wymagające rąk na miejscu planujemy z wyprzedzeniem albo umawiamy z lokalnym serwisem, który koordynujemy zdalnie.