Outsourcing IT w Warszawie

01Dla kogo to jest

Dla firm, w których IT urosło szybciej niż plan na nie. Jest kilka, kilkanaście albo kilkadziesiąt stanowisk, czasem serwer, gdzieś jakiś backup – ktoś kiedyś to stawiał i dziś nikt nie potrafi powiedzieć, czy to się odtworzy. Zmieniasz informatyka, bo nie odbiera albo odchodzi? Przejęcie zaczynamy od spisania tego, co zastaliśmy, więc wiedza o Twoim IT zostaje w firmie.

Etat informatyka to około 12 600 zł miesięcznie samej pensji z ZUS i PPK, a z urlopem, sprzętem i szkoleniami 170–200 tys. zł rocznie. Jedna osoba nie utrzyma jednocześnie kompetencji w sieci, serwerach, chmurze i aplikacjach. Outsourcing daje dostęp do dwóch kompetencji naraz, bez zatrudniania.

02Co przejmujemy

• Infrastruktura i sieć. Serwery, wirtualizacja, firewall, VPN, monitoring. Monitoring zgłasza nam awarię, często zanim zadzwoni pracownik.
• Użytkownicy. Stanowiska, konta, uprawnienia, wdrożenia nowych osób i odcinanie tych, które odeszły.
• Backup i odtwarzanie. Veeam, kopie Microsoft 365, replikacja – i testowe odtworzenie, bo backup, którego nikt nie odtwarzał, nie jest backupem.
• Microsoft 365 i Intune. Poczta, tożsamość, zarządzanie urządzeniami, polityki bezpieczeństwa.
• Systemy biznesowe. ERP, KSeF, integracje – jeżeli coś trzeba dopisać, piszemy to u siebie, bez podwykonawcy.

Chodzi o spokój: nie musisz się zastanawiać, czy kopia działa i kto ma dostęp do poczty.

03Cennik outsourcingu IT

Podajemy ceny, bo pytanie o nie pada i tak, a odsyłanie do formularza nikomu nie pomaga. Liczba stanowisk to punkt wyjścia do doboru pakietu, nie granica oferty. Kwota w pakiecie rośnie, gdy większość pracy to administracja serwerów i ERP, a nie pomoc przy komputerach. Outsourcing IT, obsługa informatyczna firm, opieka IT, usługi informatyczne w abonamencie – na rynku to różne nazwy tej samej pracy i ten cennik dotyczy każdej z nich. Wszystkie kwoty netto.

Pakiet dobierzesz po jednym pytaniu: czy w firmie jest urządzenie ze wspólnymi plikami albo bazą programu – serwer, dysk sieciowy (NAS) albo komputer, na którym stoi na przykład Optima dla całego biura. Jeśli nie, wystarcza START. Jeśli tak, zaczynamy od STANDARD, bo te dane trzeba kopiować i sprawdzać odtworzeniem. PREMIUM wchodzi w grę od około 20 stanowisk albo przy kilku lokalizacjach. Już w pierwszej, bezpłatnej rozmowie mówimy, który pakiet pasuje – także wtedy, gdy wychodzi tańszy.

Abonament to nie tylko pula godzin. W cenie są też monitoring, cel reakcji na awarię krytyczną i stała kontrola kopii. Niewykorzystane godziny nie przechodzą na kolejny miesiąc, bo za tę gotowość płacisz także w miesiącu, w którym nic się nie psuje.

Help desk

od 200 zł/h

Administracja

od 300 zł/h

DevOps i development

od 350 zł/h

To stawki wyjściowe. Każdą pracę wyceniamy indywidualnie i dokładną kwotę znasz przed jej rozpoczęciem, nie po. Stawki godzinowe dotyczą prac poza zakresem i godzin ponad pulę pakietu – pomoc przy stanowisku nie kosztuje tyle, co pisanie integracji. W cenie pakietu jest praca: konfiguracja, kontrola i reakcja. Licencje narzędzi (monitoring, kopie Microsoft 365, ochrona stacji) i jednorazowe przejęcie środowiska są osobnymi pozycjami, a ich kwoty dostajesz na piśmie przed podpisaniem umowy.

Kilka stanowisk? Też obsłużymy Twoją firmę: małe biuro bez serwera zwykle mieści się w START, a firma z serwerem, dyskiem sieciowym, ERP albo krytycznym IT – w STANDARD. Jeśli wystarczy Ci sama pomoc zdalna z reakcją w następnym dniu roboczym, jest tańszy pakiet MINI od 1200 zł miesięcznie. Prowadzi go Michał Pietruczyk, współzałożyciel BITESOFT, w swojej jednoosobowej działalności, na osobnej umowie: pietruczyk.pl/cennik.

04Ile kosztuje outsourcing IT – trzy przykłady

• START

  Biuro rachunkowe, 8 stanowisk, bez serwera. Program księgowy w chmurze, Microsoft 365 i drukarka, która zawodzi w dniu wysyłki deklaracji. Pakiet START od 2200 zł miesięcznie: 8 godzin zdalnej pomocy, do tego konta, poczta i comiesięczna kontrola kopii Microsoft 365. Kiedy w firmie pojawi się serwer, dysk sieciowy albo program z bazą na jednym komputerze, przechodzisz do pakietu STANDARD.

• STANDARD

  Firma handlowa, 18 stanowisk. Serwer z ERP, na przykład WAPRO albo Comarch Optima, do tego KSeF i VPN dla handlowców. Pakiet STANDARD od 4000 zł. Jeżeli większość godzin to administracja serwera i ERP, kwota wychodzi powyżej 4000 zł – podajemy ją na piśmie po rozpoznaniu.

• PREMIUM

  Firma z dwiema lokalizacjami, 30 stanowisk. Gdy ERP albo KSeF stoi, staje sprzedaż. Pakiet PREMIUM od 8000 zł: 40 godzin w miesiącu, priorytet zgłoszeń, pełne odtworzenie serwera z kopii Veeam raz na kwartał i przegląd bezpieczeństwa.

Do każdej z tych kwot dochodzą narzędzia i jednorazowe przejęcie środowiska. Pełną kwotę orientacyjną, razem z nimi, dostajesz na piśmie już po bezpłatnej rozmowie, a wiążącą – po rozpoznaniu, zanim podpiszesz umowę.

Nie ma minimalnego okresu umowy: umowa jest bezterminowa, z miesięcznym wypowiedzeniem i bez kary za rozwiązanie. Cenę abonamentu zmieniamy najwyżej raz w roku, o wskaźnik zapisany w umowie. Mamy ubezpieczenie OC zawodowej, a jego potwierdzenie wysyłamy na życzenie przed podpisaniem umowy. Z firmami, które powierzają nam dane osobowe, podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO). Partnerska firma IT, która pomaga nam przy urlopach, chorobach i większych projektach, ma z nami umowę o poufności.

05Czas reakcji i dostępność

Na awarię krytyczną – gdy firma albo kluczowy system stoi – reagujemy w pakietach STANDARD i PREMIUM w ciągu 4 godzin roboczych, a w pakiecie START w ciągu 8 godzin roboczych. Reakcja oznacza, że zgłoszenie jest przyjęte i ktoś nad nim pracuje. Awarię zgłaszasz mailem, w systemie zgłoszeń albo telefonicznie, a w godzinach pracy odpowiadamy zwykle w ciągu 15 minut.

Pracujemy od poniedziałku do piątku w godzinach 9–17. Monitoring zbiera alerty całą dobę. Pilną pracę poza godzinami 9–17 i w weekendy wykonujemy po uzgodnieniu, poza abonamentem: stawka jest wtedy półtorakrotna, a przy awarii krytycznej – podwójna. Stałego dyżuru nocnego nie prowadzimy, więc alert z nocy podejmujemy rano.

Czasy reakcji są celami, a nie SLA z karami umownymi. Zgłoszenia mniej pilne, jak nowe konto albo zmiana uprawnień, obsługujemy w kolejności ważności, a ustalenia zapisujemy w umowie.

06Gdzie pracujemy na miejscu

Na miejscu pracujemy w całej Warszawie i w miejscowościach wokół: Piaseczno, Józefów, Otwock, Karczew, Wiązowna, Celestynów, Sulejówek, Ząbki, Marki, Kobyłka, Zielonka, Wołomin, Radzymin, Tłuszcz, Legionowo, Nieporęt, Serock i Wyszków. W pakietach STANDARD i PREMIUM wizyty w tym obszarze mieszczą się w puli godzin abonamentu, bez opłat za dojazd. W pakiecie START pracujemy zdalnie, a wizytę na miejscu rozliczamy osobno: od 200 zł netto za godzinę, minimum godzina, w tym obszarze bez opłaty za dojazd. Poza tym obszarem wizyta to co najmniej godzina pracy i 200 zł za dojazd.

Administrację, Microsoft 365, ERP i KSeF prowadzimy zdalnie w całej Polsce. Klient spoza Warszawy ma ten sam zakres opieki, a prace wymagające rąk na miejscu planujemy z wyprzedzeniem albo umawiamy z lokalnym serwisem, który koordynujemy zdalnie.

07Czego nie robimy

Nie dokładamy dyżuru 24/7 jako dodatku za dwadzieścia procent abonamentu. Prawdziwy dyżur całodobowy to grafik kilku osób, a nie telefon, który ktoś może odebrać. Jeżeli Twoja firma go potrzebuje, powiemy wprost, jak go zorganizować.

Nie podpisujemy twardego SLA z karami bez narzutu na ryzyko. Nie rozliczamy pomocy przy stanowisku stawką administratora serwerów – to dwie różne prace i dwie różne stawki. I nie przejmujemy środowiska, którego wcześniej nie obejrzeliśmy.

08Jak zaczynamy

• Rozmowa. Bezpłatna, 20–30 minut, przez telefon albo Teams. Jeśli wolisz spotkanie, przyjedziemy do Ciebie w Warszawie i okolicach. Pytamy, co się zacina i ile jest stanowisk, serwerów oraz systemów. Po rozmowie dostajesz na piśmie pakiet i pełną kwotę orientacyjną. Bez briefu i bez wiedzy technicznej po Twojej stronie.
• Rozpoznanie środowiska. Sprawdzamy, co faktycznie stoi, co jest krytyczne i co grozi za miesiąc. Przy współpracy rozpoznanie jest w cenie. Jeśli po nim zrezygnujesz, płacisz tylko za jego czas: 300 zł netto za godzinę, najwyżej 600 zł.
• Zakres i kwota. Dostajesz na piśmie pakiet, kwotę miesięczną, koszt narzędzi i jednorazowego przejęcia – oraz to, co byłoby osobnym zleceniem.
• Przejęcie. Płatne, przed startem abonamentu: dokumentujemy środowisko, przejmujemy dostępy, wdrażamy monitoring i backup, robimy test odtworzenia. Od tego dnia przejmujemy zgłoszenia Twoich pracowników.

Po pierwszych 30 dniach masz opis środowiska, hasła, które należą do Twojej firmy, backup sprawdzony próbnym odtworzeniem, monitoring, który wysyła alerty do nas, i listę ryzyk z kolejnością napraw.

Jak to wyglądało w dziesięcioosobowym biurze rachunkowym, którym opiekujemy się od 2025 roku: przejęcie obsługi IT, pierwsze 30 dni. W tym samym biurze przenieśliśmy potem ponad 100 baz Comarch Optima z komputera stacjonarnego na serwer dedykowany, a przerwa w pracy trwała jeden weekend: migracja Comarch Optima na serwer.

09Pytania o outsourcing IT