Case study – firma produkcyjna, KSeF, 2026 r.

Integracja WMS z KSeF, gdy producent systemu nie ma modułu

Firma produkcyjna wystawia faktury na podstawie dokumentów z systemu magazynowego. Producent tego systemu nie oferował integracji z KSeF. Zbudowaliśmy panel, który czyta dane z WMS, przygotowuje faktury w strukturze FA(3), wysyła je do KSeF i odbiera UPO. Od pierwszej rozmowy do działającej wysyłki faktur minęło 12 dni.

Monitor z listą dokumentów i stos faktur w biurze magazynu

Klient: Firma produkcyjna
Czas: 12 dni
Struktura: FA(3), KSeF 2.0
Dostęp do WMS: Tylko odczyt

Opisz swój system Wdrożenie KSeF

01Punkt wyjścia: system magazynowy bez modułu KSeF

Kiedy producent systemu nie ma integracji z KSeF, zostają zwykle dwie drogi: zmiana systemu albo ręczna obsługa faktur poza nim. Pierwsza oznacza miesiące wdrożenia, druga codzienne przepisywanie i ryzyko pomyłek.

Zanim padnie decyzja o zmianie systemu, sprawdzamy, czy nie wystarczy własna integracja. Tutaj wystarczyła.

02Co zbudowaliśmy: od danych w WMS do UPO

Dane
Odczyt z bazy systemu magazynowego. Panel łączy się z bazą MS SQL w trybie tylko do odczytu. W samym WMS niczego nie zmieniamy.
FA(3)
Faktura w strukturze KSeF. Dane faktury są mapowane do FA(3), a plik XML jest generowany i sprawdzany przed wysyłką.
KSeF
Wysyłka i UPO. Panel wysyła dokument przez API KSeF i odbiera Urzędowe Poświadczenie Odbioru.
Korekty
Faktury korygujące. Obsługiwane razem z danymi, których wymaga KSeF.
Panel
Przegląd i obsługa faktur. Księgowość widzi dokumenty magazynowe i poświadczenia odbioru w jednym miejscu.

MS SQL Docker API KSeF KSeF 2.0 FA(3) XML UPO

03Czego brakowało w danych

KSeF wymaga pól, których system magazynowy nie miał. Uzupełnienie tych danych było częścią wdrożenia, bo bez nich faktura nie przejdzie walidacji.

Około 40% komponentów mieliśmy gotowych z wcześniejszych prac nad KSeF. Resztę napisaliśmy pod ten konkretny system.

0412 dni: jak przebiegło wdrożenie

Analiza przed wyceną. Struktura danych w WMS, zakres integracji, mapowanie do FA(3) i przypadki szczególne, w tym korekty.
Testy na środowisku testowym KSeF. Wysyłkę sprawdziliśmy najpierw na środowisku testowym, dopiero potem na produkcji.
Uruchomienie produkcyjne. Konfiguracja środowiska i pierwsze faktury wysłane do KSeF na produkcji klienta.
Szkolenie i dokumentacja. Pracownicy przeszli szkolenie z nowego procesu, a klient dostał dokumentację techniczną.

Od pierwszej rozmowy do działającej wysyłki faktur minęło 12 dni. O postępach informowaliśmy co tydzień, a odbiór zamknął protokół.

05Po wdrożeniu: KSeF się zmienia, panel też

Wdrożenie ma miesiąc gwarancji. Potem klient może zostać pod stałą opieką: analizujemy błędy i odrzucenia z KSeF oraz dostosowujemy panel, gdy zmienia się API KSeF albo struktura faktury.

Ten sam panel dostał później drugi moduł: druk etykiet logistycznych na drukarkach Zebra.

06Ile kosztuje integracja systemu z KSeF

Wycenę przygotowujemy po analizie bazy systemu, na piśmie i przed rozpoczęciem prac. Cena wdrożenia w gotowym programie jest w cenniku wdrożenia KSeF, a integrację na zamówienie wyceniamy po rozpoznaniu.

07Pytania o integrację WMS i ERP z KSeF

Co zrobić, gdy producent systemu nie ma integracji z KSeF?

BITESOFT sprawdza najpierw, czy wystarczy własna integracja. W opisanej firmie wystarczyła: panel czyta dane z systemu magazynowego, wysyła faktury FA(3) do KSeF i odbiera UPO, bez wymiany systemu.

Czy integracja z KSeF wymaga zmian w systemie WMS?

BITESOFT połączył panel z bazą MS SQL systemu magazynowego w trybie tylko do odczytu. W samym WMS niczego nie zmienialiśmy.

Ile trwa integracja systemu z KSeF?

BITESOFT uruchomił opisaną integrację w 12 dni od pierwszej rozmowy do działającej wysyłki faktur. Czas zależy od struktury danych w systemie i od tego, ile pól wymaganych przez KSeF trzeba uzupełnić.

Czy panel obsługuje faktury korygujące?

BITESOFT objął wdrożeniem faktury korygujące razem z danymi, których wymaga dla nich KSeF.

Czy testujecie wysyłkę przed uruchomieniem produkcyjnym?

BITESOFT w opisanym wdrożeniu sprawdził wysyłkę na środowisku testowym KSeF, zanim pierwsza faktura poszła na produkcję.

Co się dzieje, gdy KSeF zmieni wymagania?

BITESOFT w ramach stałej opieki dostosowuje integrację do zmian w API KSeF i w strukturze faktury oraz analizuje błędy i odrzucenia.

Twój system nie ma modułu KSeF?

Opowiedz, w czym wystawiacie faktury. Sprawdzimy, czy wystarczy własna integracja, zanim ktoś zaproponuje wymianę systemu.

Porozmawiajmy Zadzwoń: 508 855 829