Case study – biuro rachunkowe, 10 osób, od 2025 r.
Przejęcie obsługi IT w biurze rachunkowym: pierwsze 30 dni
W dziesięcioosobowym biurze rachunkowym IT na pierwszy rzut oka działało: ludzie pracowali, hasła gdzieś były. Audyt pokazał, że kopii zapasowej nie ma, haseł nie da się przypisać do systemów, a sprzętu i licencji nikt nie spisał. Po 30 dniach biuro miało backup sprawdzony próbnym odtworzeniem i uporządkowane dostępy. Kiedy ktoś z zespołu usunął potem dane historyczne, odtworzyliśmy je w 15 minut.
- Klient
- Biuro rachunkowe, 10 osób
- Początek
- NDA, potem audyt
- Backup
- Veeam i Synology
- Odtworzenie danych
- 15 minut
01Punkt wyjścia: co pokazał audyt IT
Biuro rachunkowe trzyma u siebie księgi, a często także dane kadrowe swoich klientów. Utrata danych albo wyciek haseł dotyka wtedy wszystkich firm, które biuro obsługuje, a terminy JPK i deklaracji nie przesuwają się z powodu awarii.
Zaczęliśmy od podpisania NDA i audytu. Nie przejmujemy środowiska, którego wcześniej nie obejrzeliśmy, więc najpierw sprawdzamy, co faktycznie stoi w firmie.
- Hasła bez opisu. Nie było wiadomo, które hasło jest do czego ani gdzie go szukać. Część dostępów trzeba było odzyskiwać. W takim stanie odejście jednej osoby potrafi odciąć biuro od ważnego systemu.
- Brak kopii zapasowej. Dane biura i jego klientów nie miały żadnej kopii. Po awarii dysku nie byłoby z czego ich odtworzyć.
- Dokumentacja w kawałkach. Opisana była tylko część środowiska. Każda awaria zaczyna się wtedy od ustalania, co gdzie stoi i kto ma do tego dostęp.
- Sprzęt i licencje bez spisu. Nikt nie prowadził inwentaryzacji. Bez spisu trudno powiedzieć, które komputery wymagają wymiany i za jakie licencje biuro płaci.
02Pierwsze 30 dni: jak wygląda przejęcie opieki informatycznej
- Backup
Kopia zapasowa z próbnym odtworzeniem. Uruchomiliśmy backup na Veeam i Synology i odtworzyliśmy z niego dane na próbę. Od tej chwili biuro ma kopię i wie, że działa, bo ktoś to sprawdził.
- Dostępy
Hasła odzyskane i uporządkowane. Ustaliliśmy, które hasło jest do czego, i odzyskaliśmy brakujące dostępy. Hasła są własnością biura i zostają u niego także po zakończeniu współpracy.
- Ludzie
Krótkie szkolenie dla pracowników. Spotkanie całego zespołu o higienie pracy przy komputerze i bezpieczeństwie.
- Dokumentacja
Uzupełnianie braków. Zaczęliśmy dopisywać to, czego w opisie środowiska brakowało.
- Sprzęt
Ponowna inwentaryzacja. Sprzęt został spisany na nowo i sprawdzony.
03Stała opieka IT po przejęciu: zwykły miesiąc
Zgłoszenia od pracowników to najczęściej help desk albo prośba o radę albo pomoc.
Sprzęt jest pod monitoringiem, więc o wielu sprawach wiemy, zanim ktokolwiek je zgłosi. Często alert dociera do nas wcześniej niż telefon od pracownika.
Co dokładnie przejmujemy i w jakich godzinach pracujemy, opisujemy na stronie outsourcing IT w Warszawie.
04Test w praktyce: dane księgowe odtworzone w 15 minut
Ktoś z zespołu usunął dane historyczne: archiwalne środki trwałe. Odtworzyliśmy je z kopii w 15 minut i nikt nie musiał się zastanawiać, czy coś przepadło.
Przed przejęciem tych danych nie dałoby się odzyskać, bo kopii nie było.
Dlatego test odtworzenia jest częścią każdego przejęcia. Jak wygląda taki test, opisujemy na stronie backup i Disaster Recovery.
W tym samym biurze przenieśliśmy też ponad 100 baz Comarch Optima z komputera stacjonarnego na serwer dedykowany. Opis: migracja Comarch Optima na serwer.
05Sześć pytań o IT w Twojej firmie
Branża nie ma tu znaczenia. Te pytania pasują tak samo do biura, hurtowni i firmy produkcyjnej.
- Kto ma hasło administratora? I gdzie jest zapisane, gdy tej osoby nie ma w pracy.
- Kiedy ostatnio ktoś odtworzył plik z kopii? Raport o wykonanej kopii nie jest odpowiedzią.
- Czy istnieje aktualny opis środowiska? Sieć, serwery, konta i to, kto ma do nich dostęp.
- Czy jest spis komputerów i licencji? Z wiekiem sprzętu i terminami odnowień.
- Kto pierwszy dowie się o awarii? Monitoring czy pracownik, który nie może się zalogować.
- Co się stanie, gdy odejdzie jedna osoba? Czy razem z nią nie znikną dostępy do ważnych systemów.
Jeżeli na któreś z nich nie znasz odpowiedzi, zaczynamy od tego samego co tutaj: od bezpłatnej rozmowy i rozpoznania.
06Ile kosztuje przejęcie i stała obsługa informatyczna
Firma z własnym serwerem albo NAS-em, kopią z testem odtworzenia i monitoringiem z alertami to zakres pakietu STANDARD, od 4000 zł netto miesięcznie. Biuro tej samej wielkości bez serwera, z programami w chmurze, mieści się w pakiecie START, od 2200 zł.
Przejęcie środowiska rozliczamy jednorazowo, przed startem abonamentu. Jego koszt dostajesz na piśmie razem z kwotą miesięczną. Umowa jest bezterminowa, z miesięcznym wypowiedzeniem i bez kary za rozwiązanie.
Pełny zakres pakietów i trzy przykłady wycen są w cenniku outsourcingu IT.
07Pytania o przejęcie obsługi IT
Jak wygląda przejęcie obsługi informatycznej firmy?
BITESOFT zaczyna od bezpłatnej rozmowy i rozpoznania środowiska (bez kosztów, jeśli zaczniemy współpracę), a potem podaje na piśmie zakres, kwotę miesięczną i koszt jednorazowego przejęcia. Samo przejęcie to opisanie środowiska, przejęcie dostępów, wdrożenie monitoringu i backupu oraz test odtworzenia. W opisanym biurze zaczęliśmy od podpisania NDA i audytu.
Ile trwa przejęcie opieki IT?
BITESOFT w opisanym biurze rachunkowym w pierwszych 30 dniach uruchomił backup i sprawdził jego odtwarzanie, uporządkował hasła, przeszkolił pracowników i zaczął uzupełniać dokumentację. Czas zależy od liczby stanowisk i systemów oraz od stanu dokumentacji.
Co, jeśli nikt w firmie nie zna haseł administratora?
BITESOFT zastał taką sytuację w opisanym biurze: nie było wiadomo, które hasło jest do czego, i część dostępów trzeba było odzyskać. Po przejęciu hasła są uporządkowane i należą do Twojej firmy.
Do kogo należą hasła i dokumentacja po przejęciu?
BITESOFT traktuje dokumentację środowiska i hasła jako własność Twojej firmy: zostają u Ciebie także po zakończeniu współpracy. Umowa jest bezterminowa, z miesięcznym okresem wypowiedzenia i bez kary za rozwiązanie.
Po co testować odtworzenie backupu, skoro kopia się wykonuje?
BITESOFT robi test odtworzenia przy każdym przejęciu środowiska, bo kopia, z której nikt niczego nie odtworzył, pozostaje założeniem. W opisanym biurze dzięki sprawdzonej kopii usunięte dane księgowe wróciły w 15 minut.
Czy obsługujecie biura rachunkowe?
BITESOFT prowadzi stałą opiekę IT w opisanym dziesięcioosobowym biurze rachunkowym: backup na Veeam i Synology z próbnym odtworzeniem, uporządkowane hasła, monitoring sprzętu i pomoc dla pracowników. Biura bez serwera obsługujemy w pakiecie START od 2200 zł netto miesięcznie, a biura z serwerem albo NAS-em w pakiecie STANDARD od 4000 zł.
Nie wiesz, czy Twój backup się odtworzy?
Zaczynamy od bezpłatnej rozmowy i rozpoznania. Powiesz, co dziś działa, a czego nikt nie sprawdzał.