Usługa – e-faktury i systemy ERP
Wdrożenie KSeF
KSeF jest obowiązkowy. To nie znaczy, że u Ciebie działa. Podłączamy Twój program do Krajowego Systemu e-Faktur i obserwujemy pierwsze dni po starcie, żeby faktury przechodziły bez odrzuceń, a UPO trafiało do programu.
- Systemy
- Comarch ERP Optima i XL · WAPRO · Symfonia · Subiekt · enova365
- Cena
- od 1800 zł netto w gotowym programie
- Tryb
- Warszawa i okolice · zdalnie cała Polska
- Odpowiedź na zapytanie
- Do 24 godzin w dni robocze
01Skąd się biorą problemy
Producenci systemów dostarczyli moduły do KSeF, ale moduł to nie to samo co działające wdrożenie. Między jednym a drugim stoi zwykle to samo: wersja systemu sprzed kilku lat, słowniki stawek VAT ustawione po swojemu, dane kontrahentów, które nie przechodzą walidacji, i certyfikat, o którym nikt nie pomyślał, dopóki nie wygasł.
Efekt bywa ten sam – faktura nie wychodzi, księgowość wraca do wpisywania ręcznie, a nikt nie potrafi powiedzieć, na którym etapie się zacięło.
Integrację z KSeF – wysyłkę FA(3) i odbiór UPO – napisaliśmy dla systemu magazynowego, którego producent nie przewidział KSeF. Te błędy widzieliśmy już na żywo.
02Terminy KSeF: co już obowiązuje, a co od 2027 r.
Od 1 lutego 2026 r. KSeF obowiązuje firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. dotyczy pozostałych przedsiębiorców. Do końca 2026 r. poza KSeF mogą jeszcze wystawiać faktury firmy, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Do końca 2026 r. poza KSeF można też wystawiać faktury z kas rejestrujących. Odbierać faktury przez KSeF musi od 1 lutego 2026 r. każda firma.
Kary za błędy w korzystaniu z KSeF będą obowiązywać od 1 stycznia 2027 r., ale sam obowiązek już działa. Rada Ministrów przyjęła 20 października 2026 r. projekt, który odracza kary do końca 2027 r. Dopóki ustawa nie wejdzie w życie, obowiązuje termin 1 stycznia 2027 r. Jeżeli faktury dziś wychodzą z opóźnieniem, wracają z błędem albo księgowość obchodzi system ręcznie, uporządkuj to przed tą datą.
Źródło: Ministerstwo Finansów, ksef.podatki.gov.pl – podstawy prawne i kluczowe terminy; projekt odroczenia kar: komunikat po posiedzeniu Rady Ministrów z 20.10.2026.
03Co robimy
Zaczynamy od rozpoznania środowiska, bo bez tego każda wycena jest zgadywaniem. Dopiero potem ustalamy zakres.
- Rozpoznanie. Sprawdzamy wersję systemu, dostępność API, jakość danych kontrahentów i to, czy struktura faktur w ogóle przejdzie walidację FA(3).
- Konfiguracja i certyfikaty. Połączenie z API, uwierzytelnienie, uprawnienia, obsługa certyfikatów i pilnowanie ich terminów.
- Testy na prawdziwych dokumentach. Nie na przykładzie z dokumentacji, tylko na Twoich fakturach – łącznie z korektami i przypadkami brzegowymi, które lubią się wysypać.
- Wyjście na produkcję. Przełączenie, tydzień obserwacji wysyłki i reagowanie, zanim odrzucone dokumenty urosną w stertę.
- Przekazanie zespołowi. Krótka instrukcja dla księgowości: co robić, gdy dokument wróci z błędem.
KSeF w biurze rachunkowym
W biurze rachunkowym KSeF działa dla wielu firm naraz: każdy klient nadaje biuru uprawnienia, osoby z biura logują się certyfikatami, a program biura pobiera faktury wszystkich obsługiwanych firm. Wdrażamy to w Comarch ERP Optima, Rewizorze (InsERT), Symfonii i enova365.
- Klient nadał uprawnienia, a program biura nie widzi jego faktur. Klient nadaje uprawnienia na NIP biura: do wystawiania faktur, do dostępu do faktur albo oba, a gdy jego faktury obsługuje kilka osób z biura – z prawem dalszego przekazania. Biuro przypisuje potem osoby z zespołu do klienta. Spółka bez pieczęci kwalifikowanej najpierw wskazuje w urzędzie skarbowym osobę, która w jej imieniu korzysta z KSeF (zawiadomienie ZAW-FA). Przygotowujemy instrukcję, którą wyślesz klientom, i sprawdzamy uprawnienia klient po kliencie.
- Certyfikat jest na jednym komputerze, a hasło zna jedna osoba. Jednym certyfikatem KSeF pracujesz dla wszystkich klientów, którzy nadali uprawnienia. Certyfikat działa najwyżej 2 lata, hasła do klucza nie da się odzyskać, a certyfikatu wydanego na osobę nie wolno przekazać nikomu innemu. Pomagamy osobom z biura złożyć wnioski i instalujemy certyfikaty tam, gdzie działa program biura, także na serwerze terminali.
- Program loguje się tokenami i nie wiadomo, co z nimi po 2026 r. Rozporządzenie dopuszcza tokeny do końca 2026 r., Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że zostaną także po tej dacie, a programy InsERT już ich nie obsługują. Token działa tylko dla jednej firmy, a po zalogowaniu nim nie zamówisz certyfikatu. Dlatego przenosimy logowanie programu biura na certyfikaty.
- Faktury klientów pobierasz ręcznie, firma po firmie. W Optimie, Rewizorze i enova365 jeden certyfikat wystarcza do pobierania faktur wielu klientów, a w Optimie i Symfonii automatyczne pobieranie ustawia się osobno dla każdej firmy. Łączymy program z KSeF, ustawiamy pobieranie dla firm klientów i sprawdzamy je na prawdziwych dokumentach. Tak pracujemy w dziesięcioosobowym biurze rachunkowym, którym opiekujemy się od 2025 roku: KSeF działa tam w Comarch ERP Optima. W tym samym biurze przenieśliśmy też ponad 100 baz klientów na serwer: migracja Comarch Optima.
- Na jednym komputerze KSeF przestał działać. Ministerstwo Finansów wpuszcza do swoich aplikacji tylko nowe wersje przeglądarek, na przykład Chrome i Edge od wersji 132. Na Windows 7 i 8 ostatnia wersja Chrome i Edge to 109, a Optima, Rewizor, Symfonia i enova365 wymagają co najmniej Windows 10. Przed wdrożeniem sprawdzamy komputery w biurze i mówimy, które trzeba zaktualizować albo wymienić.
Wdrożenie w biurze kosztuje od 1800 zł netto za program biura. Kwota zależy od liczby firm klientów, dla których ustawiamy pobieranie faktur, a podajemy ją na piśmie po bezpłatnej rozmowie. Licencję KSeF u producenta programu, na przykład pakiet KSeF w Optimie, pokazujemy w wycenie osobno. Nasza praca trwa zwykle 3–5 dni roboczych, do tego dochodzi czas, w którym Twoi klienci nadają biuru uprawnienia. Certyfikat do faktur offline i próbną fakturę offline robimy w ramach wdrożenia.
04Cennik wdrożenia KSeF
Podajemy cenę startową, bo pytanie o nią pada i tak. O ostatecznej kwocie decyduje stan programu, do którego trzeba się podłączyć, dlatego rozpoznanie robimy przed wyceną. Przy zleceniu wdrożenia rozpoznanie jest w cenie. Jeśli po nim zrezygnujesz, płacisz tylko za jego czas: 300 zł netto za godzinę, najwyżej 600 zł. Wszystkie kwoty netto.
| Zakres | Kiedy | Cena |
|---|---|---|
| Wdrożenie w gotowym programie | program ma moduł KSeF: Comarch ERP Optima i XL, Subiekt nexo i GT, WAPRO, Symfonia, enova365. Konfiguracja, uprawnienia, testy na środowisku testowym KSeF i instruktaż pierwszej faktury dla osoby, która wystawia faktury, a po starcie tydzień obserwacji wysyłki | od 1800 zł |
| Integracja na zamówienie | producent nie ma modułu, potrzebne są korekty masowe, własne API albo ERP klasy enterprise | wycena po rozpoznaniu |
Kwota wdrożenia rośnie przy starszej wersji programu, kilku firmach w jednej bazie albo danych kontrahentów, które nie przechodzą walidacji. Wycenę dostajesz na piśmie, z podziałem na etapy, zanim zaczniemy.
Program w chmurze, na przykład Fakturownia, iFirma, wFirma, inFakt albo Comarch ERP XT? Zwykle wystarcza dwugodzinna konsultacja od 800 zł, którą prowadzi Michał Pietruczyk, współzałożyciel BITESOFT, w ramach własnej działalności: pietruczyk.pl/ksef.
05W czym pracujemy
Nie jesteśmy przywiązani do jednego producenta. Pracujemy w tym, co masz. Jesteśmy oficjalnym partnerem Comarch i InsERT, więc przy Optimie, XL i Subiekcie mamy dostęp do wsparcia technicznego producenta, a nie tylko do dokumentacji.
06Gdy producent nie ma modułu
W tym miejscu często pada propozycja zmiany systemu. Zanim do niej dojdzie, sprawdzamy, czy nie wystarczy własna integracja – i jeżeli wystarczy, budujemy ją.
- Integracja WMS × KSeF. Producent systemu magazynowego nie przewidział KSeF. Zbudowaliśmy panel do wysyłki faktur w strukturze FA(3) i odbioru UPO: MS SQL, Docker i API KSeF, uruchomiony w 12 dni. Zobacz case study.
- Jedna firma, dwie kompetencje. Jeden z nas prowadzi infrastrukturę, drugi pisze aplikacje, więc integracja nie czeka na podwykonawcę, a serwer, na którym ma działać, jest pod tą samą opieką.
Jeżeli Twój problem da się rozwiązać bez wdrożenia albo producent wyda moduł w rozsądnym terminie, powiemy to wprost – zamiast sprzedawać projekt na siłę.
07Pytania o wdrożenie KSeF
Ile kosztuje wdrożenie KSeF?
BITESOFT wdraża KSeF w gotowym programie od 1800 zł netto. W tej kwocie jest konfiguracja programu, nadanie uprawnień, testy na środowisku testowym KSeF i instruktaż pierwszej faktury dla osoby, która wystawia faktury, oraz tydzień obserwacji wysyłki po starcie. Szkolenie zespołu wyceniamy osobno, po rozpoznaniu.
Kwota rośnie przy starszej wersji programu, kilku firmach w jednej bazie albo danych kontrahentów, które nie przechodzą walidacji. Integrację budowaną od zera, gdy producent nie ma modułu, wyceniamy po rozpoznaniu.
Ile trwa wdrożenie KSeF?
BITESOFT wdraża KSeF w gotowym programie zwykle w 3–5 dni roboczych naszej pracy. Do tego dochodzi czas po Twojej stronie na nadanie uprawnień w KSeF.
Po starcie przez tydzień pilnujemy wysyłki i reagujemy na każdy odrzucony dokument. Integracja budowana od zera trwa dłużej, a termin podajemy po rozpoznaniu.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
BITESOFT opiera się tu na terminach Ministerstwa Finansów: od 1 lutego 2026 r. KSeF obowiązuje firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców. Do końca 2026 r. poza KSeF mogą jeszcze wystawiać faktury firmy, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Do końca 2026 r. poza KSeF można też wystawiać faktury z kas rejestrujących. Odbierać faktury przez KSeF musi od 1 lutego 2026 r. każda firma.
Kary za błędy w korzystaniu z KSeF będą obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Rada Ministrów przyjęła 20 października 2026 r. projekt, który odracza je do końca 2027 r., ale do wejścia ustawy w życie obowiązuje termin 1 stycznia 2027 r. Sam obowiązek już działa, więc wdrożenie warto poprawić wcześniej.
W jakich programach wdrażacie KSeF?
BITESOFT wdraża KSeF w programach instalowanych w firmie: Comarch ERP Optima i XL, Subiekt nexo i GT, WAPRO, Symfonia i enova365. Pracujemy też z Business Central i z systemami, do których KSeF trzeba podłączyć przez API.
W programach chmurowych, takich jak Fakturownia, iFirma, wFirma, inFakt czy Comarch ERP XT, zwykle wystarcza dwugodzinna konsultacja od 800 zł. Prowadzi ją Michał Pietruczyk, współzałożyciel BITESOFT, w ramach własnej działalności: pietruczyk.pl/ksef.
Co, jeśli mój program nie ma modułu KSeF?
BITESOFT buduje wtedy własną warstwę, która pobiera dokumenty z systemu, wysyła je do KSeF i zapisuje UPO tam, gdzie szuka ich księgowość. Tak powstał panel do wysyłki faktur FA(3) i odbioru UPO dla systemu magazynowego, którego producent nie przewidział KSeF: MS SQL, Docker i API KSeF, uruchomiony w 12 dni.
Zanim zaproponujemy budowę, sprawdzamy, czy producent nie wyda modułu w rozsądnym terminie. Jeżeli wyda, powiemy to wprost.
Czy po wdrożeniu zostajecie?
Przez tydzień po starcie – tak: obserwacja i reagowanie na odrzucone dokumenty są w cenie wdrożenia od 1800 zł. Na dłużej BITESOFT zostaje w ramach stałej opieki IT: w pakietach STANDARD (od 4000 zł miesięcznie) i PREMIUM wsparcie ERP i KSeF jest w zakresie abonamentu, razem z serwerami, siecią i kopiami zapasowymi.
Jeżeli nie potrzebujesz stałej opieki, pojedyncze zgłoszenia po wdrożeniu wyceniamy przed pracą, bez abonamentu.
Jak klient ma nadać biuru rachunkowemu uprawnienia w KSeF?
BITESOFT przygotowuje dla klientów biura instrukcję i sprawdza uprawnienia klient po kliencie. Klient loguje się do KSeF i nadaje uprawnienia na NIP biura: do wystawiania faktur, do dostępu do faktur albo oba. Jeśli jego faktury obsługuje kilka osób z biura, zaznacza też prawo dalszego przekazania, a biuro przypisuje osoby z zespołu do tego klienta.
Spółka bez pieczęci kwalifikowanej najpierw składa w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA i wskazuje w nim osobę, która korzysta z KSeF w jej imieniu. Zawiadomienie można złożyć papierowo albo elektronicznie, na przykład przez e-Urząd Skarbowy; złożone przez ePUAP od 1 stycznia 2026 r. nie jest skuteczne.
Czy biuro potrzebuje osobnego certyfikatu KSeF na każdego klienta?
Nie. Jednym certyfikatem KSeF pracujesz dla wszystkich klientów, którzy nadali uprawnienia Tobie albo biuru – tak opisuje to Ministerstwo Finansów w podręczniku KSeF 2.0. Token działa inaczej: tylko dla jednej firmy.
Certyfikat wydany na osobę może mieć i używać tylko ta osoba, więc każda osoba z biura składa własny wniosek. Certyfikat działa najwyżej 2 lata, a hasła do klucza nie da się odzyskać.
Co biuro robi, gdy KSeF nie działa?
Faktury wystawia się wtedy w trybie offline i wysyła do KSeF później: najpóźniej następnego dnia roboczego, a po awarii ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia. Fakturę przekazaną nabywcy poza KSeF oznacza się kodami QR, a do jednego z nich potrzebny jest osobny certyfikat KSeF do faktur offline.
BITESOFT konfiguruje ten certyfikat i robi próbną fakturę offline w ramach wdrożenia, zanim KSeF będzie potrzebny w trybie awaryjnym.
Faktury nie wychodzą albo nie wiesz, czy wyjdą?
Opisz, w czym pracujesz i na czym się zacięło. Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.